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Mar. 2008 B - Coopérer avec une Société Intermédiaire en Chine


Une société intermédiaire (dite aussi société tierce) est une entité qui offre un package complet de services à des sociétés ou des personnes qui ne souhaitent pas traiter directement avec les différents acteurs de la Chaîne des Achats. Une société intermédiaire sert donc de relais entre votre société et vos fabricants chinois. Dans la majorité des cas, les équipes qui la composent sont bi-culturelles et permettent ainsi d'assurer une combinaison efficace entre un service client adapté à vos besoins européens et une relation fournisseurs adaptées aux pré-requis locaux.


Envisager de se tourner vers un une société tierce en Chine

Prendre la décision de s'adresser à un intermédiaire en Chine pour vous assister dans l'import de vos produits chinois implique l'ajout d'un certain nombre de compromis dans le traitement de vos affaires, du simple fait que cette société sera un acteur supplémentaire dans la chaîne de travail et de communication qui vous lie à vos fabricants. Bien identifier les raisons premières qui vous poussent à une telle décision et vous mobiliser ensuite pour structurer une nouvelle organisation cohérente du travail, pourront vous permettre d'optimiser les synergies que vous pourriez tirer de ce type de coopération triangulaire.

La plupart des sociétés - comme peut-être la vôtre - qui décident de faire appel à un une société intermédiaire répondent en général à l'un ou plusieurs des critères suivants :
  •                 Vous avez des lacunes (légitimes) en termes de culture locale du commerce et de communication " à la chinoise "
  •                 Vos affaires se développent rapidement et vous avez besoin de travailler de façon plus structurée et avec des personnes qui connaissent mieux que vous le terrain
  •                 Votre société se développe mais vous ne pouvez pas encore vous permettre de monter votre propre société en Chine (ou vous ne le souhaitez pas)
  •                 Vous avez déjà eu des expériences malheureuses en Chine mais ne pouvez pas acheter ailleurs pour des raisons concurrentielles
  •                 le nombre de commandes qui nécessitent un contrôle qualité (QC) des produits en usine est de plus en plus important et les sessions de QC se veulent très fréquentes : impossible de se déplacer en personne en Chine à chaque fois.
  •                 Les acheteurs de votre société travaillent très bien sur vos produits stratégiques mais ont une trop mauvaise maîtrise des nouveaux produits non stratégiques que vous souhaitez développer : une assistance serait la bienvenue
  •                 Votre société ne compte pas de vrais acheteurs : les achats sont réalisés par les vendeurs ou les responsables marketing qui n'ont qu'une expertise limitée en termes de sourcing et de gestion des achats
  •                 Les acheteurs de votre société ont une parfaite expertise technique des produits mais rencontrent des difficultés d'adaptation face aux méthodes de sourcing et de suivi des achats à appliquer en Chine
  •                 L'équipe d'acheteurs de votre société ne suffit plus à assurer le nombre croissant de commandes passées en Chine, et financièrement parlant il est plus rentable pour votre société d'externaliser la prise en charge de certaines commandes par une partie tierce plutôt que d'embaucher des acheteurs supplémentaires chez vous.




Comment Choisir votre Société Intermédiaire ?

En fonction de vos besoins mais aussi de la façon dont vous êtes disposés à travailler et coopérer, plusieurs types de sociétés intermédiaires sont aujourd'hui présentes en Chine pour répondre à votre demande.

Dans tous les cas, l'un des critères de choix sera le nombre d'années d'expérience de terrain en Chine des principaux acteurs faisant partie de la société intermédiaire avec laquelle vous allez coopérer. Vous préférerez également une société faisant preuve d'une bonne capacité d'analyse de vos besoins et de grande réactivité face à vos premières requêtes dès la phase initiale de prise de contact. Une société qui n'hésite pas à vous faire part de ses échecs passés est en général digne de confiance, surtout si elle est à même de vous démontrer - par l'exposé de cas pratiques - qu'elle a su tirer diverses leçons de ces échecs.

Nous exposons ici de façon superficielle les activités-clés de trois types de sociétés tierces que vous pourrez trouver en Chine.

La forme la plus courante de société intermédiaire en Chine est la " Trading Company ". Ce type d'entreprise propose des packages complets de services de sourcing, d'achat et de suivi de production, de contrôle qualité et d'organisation de la logistique internationale. La " Trading " ne s'autorise pas à être une entité transparente dans le sens où elle ne dévoile pas à ses clients l'identité des fabricants à qui elle achète pour vous en son nom propre. Elle se fait ainsi payer sur commissions uniquement, à savoir grâce au pourcentage qu'elle ajoute aux prix d'usine des produits qu'elle a sourcés puis achetés pour vous, et qu'elle vous a donc revendus.

Vous pourrez vous adresser d'autre part à une société de Consulting. Ce type de société est plus axé sur des objectifs d'assistance ponctuelle dans vos recherches d'informations sur un marché en particulier. Elle pourra ainsi par exemple vous vendre des bases de données de fournisseurs pour le marché ou le produit qui vous intéresse. La société de Consulting peut donc aussi faire du sourcing et émettre des recommandations quant aux fabricants à sélectionner pour vos achats, mais ne passera jamais de commandes pour vous, sauf mention contraire (auquel cas elle fonctionnera sur un mode partiellement équivalent à ce que propose la Trading, mais sans les services annexes au sourcing et aux achats).

Enfin, la forme la plus récente de société intermédiaire - voire la plus innovante dans son concept - est le Fournisseur de Service Achat (Purchasing Service Provider, PSP). Fort d'une expertise plus axée sur les méthodologies du sourcing que sur des spécificités techniques de produits divers, le PSP travaille de façon totalement transparente avec ses clients comme avec ses fabricants chinois et bâtit son expertise produits technique grâce à cette forme de coopération triangulaire. Le client signe ses contrats d'achats directement auprès des usines, et paye le PSP pour son travail sur une base forfaitaire mensuelle. Les services de QC et d'arrangements logistiques par exemple sont optionnels et payables sur une base forfaitaire ou individuelle ponctuelle. Selon la fréquence et le volume de vos commandes, il sera parfois plus intéressant de passer par un PSP, parfois mieux vaudra choisi de passer par une Trading.



Une Combinaison Efficace des Compétences de Trois Parties
Pour que votre coopération soit efficace, il faut bien entendu que tout le monde mette la main à la pâte. Mais pour que votre coopération soit heureuse, autant tirer partie le plus possible des compétences que chacun des acteurs va pouvoir apporter dans ce schéma triangulaire de travail. 

Bon nombre de sociétés qui s'adressent à des tierces parties pour traiter leurs affaires en Chine ont tendance à totalement se reposer sur leurs intermédiaires, sans montrer de volonté de coopérer et en pensant " je paye, je veux être totalement pris en charge, et si mon intermédiaire est performant il saura se débrouiller sans moi ". C'est une grossière erreur que de penser que l'intermédiaire va vous remplacer, encore une fois il est un relais entre vous et les usines. Ceci veut dire que concrètement parlant, vous vous devez de communiquer à votre intermédiaire tout ce qu'il a besoin de savoir en termes de connaissances techniques du produit, en termes de compréhension des normes de sécurité applicables, en termes de design, de planning semestriel de commandes ou d'impératifs de livraison, etc. En tant que client final, d'une part vous restez le maître de décision et d'autre part devez anticiper toutes les questions techniques, logistiques et financières.

Au centre, la société intermédiaire est un spécialiste du sourcing en Chine, au regard des techniques de travail applicables au niveau local et de la gestion culturelle et linguistique commerciale avec les fabricants chinois. Elle est celle que vous devez relancer si besoin, donc c'est à vous d'anticiper toutes les actions qu'elle devra mener, en participant à distance à la vérification de la bonne organisation de toutes les étapes de la chaîne des achats.

Enfin, les fabricants chinois choisis par la société intermédiaire vous apporteront un complément de compréhension technique des produits, mais ne feront preuve d'une réelle efficacité que si de votre côté vous anticipez assez tôt et communiquez avec votre intermédiaire avec une grande réactivité. Les fabricants chinois étant capables de grands progrès à grande vitesse, et étant aussi en mesure de vous faire réaliser d'importantes réductions de coût sur vos produits, il est important de tout mettre en œuvre chez vous pour que cette coopération triangulaire devienne une coopération de long terme. Ainsi vous ne serez pas confrontés à des pertes de temps dues à de nouveaux besoins de sourcing pour remplacer un fournisseur qui n'est peut-être pas aussi défaillant qu'il n'en a l'air au premier abord.


La Communication comme Facteur-Clé et Base de tout Succès

Le temps de décision étant rallongé et les risques d'altération des informations fournies étant plus importants du fait de la présence d'un intermédiaire, doivent vous inciter à décaler légèrement votre planning de travail pour pouvoir anticiper les problèmes éventuels qui pourraient apparaître. Par une communication intense, vous devez absolument essayer d'effacer la distance qui vous sépare géographiquement (voire culturellement) de vos interlocuteurs en Chine.

Pour ce faire, posez tout par écrit. Chaque requête ou chaque information échangée par téléphone ou en face à face lors de vos rencontres ponctuelles doivent faire l'objet d'emails ou de fax qui permettront une meilleure traçabilité de votre travail. Aussi, pour assurer un meilleur suivi de vos projets et de vos commandes, construisez un tableau clair répertoriant l'ensemble de vos affaires en cours et organisez un entretien téléphonique hebdomadaire avec votre intermédiaire en Chine pour être informés de l'évolution des dossiers, des problèmes rencontrés, des solutions qui ont été pensées ou mises en place, etc. Si votre intermédiaire procède de la même façon avec les usines chinoises, chacune des parties aura une meilleure visibilité des dossiers et pourra donc renforcer les bases d'une coopération à succès. 

Mar. 2008 A - Visiter une Foire Commerciale en Chine


A l'image de la poussée spectaculaire de la Chine sur le plan commercial et de l'invasion massive des produits chinois dans nos foyers, la démultiplication fulgurante des foires commerciales dans le pays est un phénomène qui attire chaque année un nombre croissant de visiteurs du monde entier. Dirigeants de multinationales, acheteurs dans des PME, entrepreneurs en devenir, simples curieux, tous montrent autant d'intérêt pour ces évènements quasi hebdomadaires qui permettent une mise en route plus rapide de la phase initiale de Sourcing.

Outre l'imposante et bi-annuelle Foire de Canton, reconnue comme étant à l'heure actuelle la plus importante foire commerciale générale au niveau mondial - en termes de nombre de visiteurs, d'exposants présents et de produits de toutes industries destinés à l'export exclusivement - vous avez la possibilité de visiter également des salons spécialisés sur une industrie en particulier, en Chine comme à Hong-Kong. Un calendrier par ville des foires chinoises par secteur d'activité peut se trouver en ligne sur Internet par le biais de sites du type http://www.eventseye.com/fairs/salons-guangzhou_0.html#ap170 pour Guangzhou (capitale de la province de Canton) ou encore http://www.eventseye.com/fairs/salons-shanghai_0.html#ap170 pour Shanghai par exemple.

Quel est l'intérêt de visiter une foire commerciale en Chine ?
Lors de ces salons commerciaux, vous serez à même de rencontrer jusqu'à plus de 12500 fournisseurs potentiels à chaque fois. Des usines comme des sociétés intermédiaires venus de toute la Chine présentent leurs produits standards ainsi que leurs nouveaux articles, et en quelques jours vous pourrez vous faire une idée du prix du marché pour tel ou tel objet. C'est évidemment l'occasion de rencontrer en personne les fournisseurs avec lesquels vous pourriez traiter, et juger de leurs compétences de base en quelques minutes. Par ailleurs, les vendeurs chinois essaient de se rendre le plus disponible possible pour vous pendant les heures de foire et même pendant les trois repas quotidiens si vous souhaitez les rencontrer en privé pour discuter plus avant des détails de commandes à venir. Bien qu'il soit toutefois recommandé de procéder à un audit d'usine avant de passer vos commandes, cela peut servir de compromis si le facteur " temps " ne joue pas en votre faveur.


La Foire de Canton
La CIEF (Canton International Export Fair) se tient deux fois par an à Guangzhou du 15 au 30 Avril et du 15 au 30 Octobre, chacune d'elle se déroulant simultanément dans deux centres d'exposition (Liuhua et Pazhou) . En Avril comme en Octobre, elle est organisée en 2 parties, chacune regroupant sur chacun des sites du salon plusieurs secteurs distincts : du 15 au 20 Avril ou Octobre puis du 25 au 30 Avril ou Octobre.

Pendant l'entre-deux phases, certains hôtels de la ville accueillent également des exposants qui n'auront pas eu leur place dans l'un des centres d'exposition, et au fur et à mesure que les années avancent et que la Foire attire un nombre croissant d'exposants comme de visiteurs, Guangzhou ouvre régulièrement de nouveaux centres d'exposition aux alentours des sites existants (CAC, Jinhan, etc.).

La foule qu'attire la CIEF est proportionnelle à la surface démesurée qui accueille le salon. Aussi, pour éviter les inconvénients d'une éventuelle promiscuité, mieux vaut bien préparer votre visite de la Foire, mais aussi tout ce qui touche à vos déplacements dans la ville de Guangzhou comme à l'extérieur.


L'Organisation de votre Déplacement en Chine pour une Foire
Si vous décidez de tenter l'aventure chinoise en commençant par participer à l'une des foires commerciales annuelles, les éléments dont vous aurez à vous soucier en priorité sont : réserver votre billet d'avion assez tôt dans l'année, réserver votre hôtel tout aussi tôt, et vous pré-enregistrer pour participer à la Foire en tant que visiteur. Ceci est valable pour la majorité des Salons mais à priorités variables, mais cela est toutefois absolument indispensable pour la Foire de Canton que nous allons prendre pour exemple ici.

En effet, deux fois par an pendant 15 jours, la ville de Guangzhou est dans l'effervescence la plus totale. Vous ne serez même pas encore arrivés (ni d'ailleurs partis) que vous pourriez déjà en juger par vous-mêmes. Tenter de trouver un billet d'avion aux dates souhaitées et à un prix abordable peut parfois relever du miracle. Rien ne sert d'être un expert en vols charters et autres low-costs, il n'existe qu'une seule règle : anticiper la réservation de votre billet d'avion au moins 6 mois à l'avance. Bien entendu, vous trouverez éventuellement de la place si vous vous y prenez plus tard voire au dernier moment, mais jamais avec toutes les conditions réunies. Si vous ne trouvez pas votre bonheur, pensez à passer par Hong-Kong, puis rejoignez la Chine par le bus ou le train, mais attention aux foires fréquentes également à cette période-là sur l'île.

Quant aux hôtels, il va vous falloir vous y prendre également très tôt car la demande est faramineuse ! Les hôtels aux abords des sites de Foire sont littéralement pris d'assaut, cependant de plus en plus de petits hôtels sont répertoriés sur les sites Internet qui font la promotion du Salon. Les tarifs doublent à quadruplent dans toute la ville quel que soit le moment de votre réservation. Lorsque vous réserverez votre chambre, il vous sera demandé un acompte ou votre numéro de carte de crédit en guise de dépôt (pas toujours remboursable en cas d'annulation de votre part et parfois sous certaines conditions particulières).

Lorsque vous arrivez en Chine, il vaut mieux avoir avec vous l'adresse en caractères chinois de votre hôtel pour pouvoir la donner à votre chauffeur de taxi. Lorsque vous sortirez de l'aéroport, vous serez littéralement agressés par des chauffeurs de taxi dont l'activité est seulement ponctuelle, et qui vous hurleront dessus " taxi ! taxi ! " dans l'espoir de vous faire traverser l'immense parking de l'aéroport pendant 15 minutes, de vous faire monter dans une voiture banale ou un taxi classique, et de vous faire attendre que d'autres passagers viennent partager votre course (faisant ainsi grimper le montant total de sa facture) : ignorez-les gentiment et dirigez-vous vers la file d'attente des taxis réglementaires. Ne donnez votre adresse qu'une fois installés dans le véhicule et assurez-vous que le mètre est mis en route au départ. Il est interdit depuis peu pour les chauffeurs cantonais d'essayer de négocier un prix verbalement et d'éviter de mettre en route leur mètre, mais certains n'en tiennent pas toujours compte. Mieux vaut le savoir de votre côté.


L'Organisation d'un Voyage d'Affaires pendant la période de Foire
Si vous envisagez de profiter de votre séjour en Chine à l'occasion d'une foire commerciale pour faire un voyage d'affaire dans le pays, pré-qualifier des fournisseurs potentiels (cf. article " Bien Choisir ses Fournisseurs Chinois ") ou pousser plus avant le Sourcing de vos produits, renseignez-vous à l'avance sur les disponibilités des usines que vous entendez visiter. La période bi-annuelle de la Foire de Canton faisant que l'industrie des produits de consommation courante n'obéit plus à aucune règle organisationnelle habituelle, il est vivement recommandé de prendre ses précautions et d'éviter de se rendre chez un fabricant à l'improviste, au risque de se retrouver dans l'incapacité de mettre la main sur quelqu'un capable de - et autorisé à - vous recevoir.

Si vous réussissez donc au préalable à obtenir des rendez-vous, mettez donc tout en œuvre pour essayer de respecter au mieux votre emploi du temps, les disponibilités des fabricants étant parfois réduites. Comme vous pourrez le (re-)découvrir en consultant la rubrique " Services " d'Objectif-Chine, nous sommes à même de vous proposer en Chine des services de Coaching de Terrain lors de vos visites d'usines, mais aussi des services d'Accompagnement dans l'Audit et la Négociation avec vos fournisseurs lors de vos rendez-vous à Guangzhou ou ailleurs en Chine.

Si les usines à voir se trouvent en dehors de Guangzhou, inutile de vous embarrasser de réservations d'hôtels cette fois, puisque tout le monde sera à Canton. Pour des billets de train ou d'avion, votre hôtel pourra vous aider à faire des réservations, ainsi que pour des trajets en voiture de location, et enfin il vous reste la solution de louer un taxi pour un aller simple de deux heures maximum, voire pour la journée entière à condition d'effectuer un aller-retour dans la journée.


Optimiser votre Visite d'une Foire Commerciale en Chine
Comme vous l'aurez compris, votre visite de la Foire de Canton doit se préparer de façon consciencieuse pour éviter des pertes de temps inutiles et de la fatigue physique et nerveuse qui pourrait s'accumuler au fil des jours, voire des semaines si vous restez pour l'intégralité du Salon.

Avant même d'être partis en Chine, il vous faudra vous inscrire via Internet sur le site officiel de la " Canton Fair " en tant que visiteur. Si vous oubliez de vous pré-enregistrer, ce ne sera pas insurmontable pour autant mais vous aurez à faire la queue aux guichets d'inscription sur l'un des sites de Foire, remplir de longs formulaires d'information sur vous et votre société, refaire la queue pour faire faire une photo d'identité, et payer un droit d'entrée de 10 Euros par personne. Si vous faites votre pré-inscription sur Internet, en arrivant à la Foire vous ferez la queue dans une file qui avance plus rapidement et obtiendrez votre badge en moins de 2 minutes, gratuitement, une fois votre pre-inscription présentée (imprimée au préalable). Munissez-vous dans tous les cas d'une photo d'identité de format classique, ainsi que de votre passeport et d'une carte de visite à votre nom et comportant le nom de votre société, que vous donnerez au guichet.

Vous êtes maintenant prêt à entrer dans le Paradis des Acheteurs Internationaux ! Les différents centres d'exposition du Salon sont organisés par secteurs d'activité, munissez-vous d'un plan à l'entrée et démarrer votre journée. Il est vivement recommandé d'utiliser si possible des documents standards de Sourcing que vous aurez préparés à l'avance, ou du moins de vous tenir à une certaine structure pré-établies dans vos discussions avec les fournisseurs que vous allez rencontrer. Les informations de base que vous voulez recueillir pour tout produit intéressant sont les suivantes :
  •                 numéro de référence,
  •                 description du produit
  •                 photo du produit
  •                 prix unitaire FOB
  •                 MOQ (Minimum Order Quantity)
  •                 nouveaux prix éventuels pour des quantités supérieures à la MOQ
  •                 délai de livraison (hors transport international)
  •                 dimensions du produit
  •                 dimensions de l'emballage unitaire du produit
  •                 dimensions du carton export
  •                 nombre de pièces dans un carton export
  •                 nombre de cartons export dans un container
  •                 disponibilité des certificats de conformité pour le-dit produit
  •                 réactivité et organisation du fabricant sur la Foire
  •                 capacité potentielle à modifier ou développer des produits
  •                 disponibilité d'une licence d'exportation
  •                 possibilité d'éventuellement auditer physiquement l'usine un jour.

Pensez à faire le point à la fin de votre journée, et recommencez le lendemain ! Bon Courage !


Fév. 2008 B - Intéresser et Former les Chinois à la Qualité 


L'année 2007 a été marquée par nombre de scandales internationaux liés à la pauvre qualité de produits chinois exportés dans le monde entier. La forte médiatisation de ces problèmes, ainsi que la tendance populaire à penser " produit chinois = mauvaise qualité " n'ont de cesse de démolir l'image des produits chinois dans leur globalité, et a fortiori l'image des fabricants chinois qui sont la source de ces productions.

Pourtant, l'acheteur averti aura pu remarquer que depuis environ 3 ans, la qualité générale des produits chinois dans leur ensemble à fait un bond phénoménal. Le resserrement des normes internationales de sécurité des produits, allié à l'aggressivité de la concurrence entre fournisseurs chinois d'un même secteur, n'ont plus laissé le choix aux fabricants chinois : le prix et le délai de livraison ne peuvent plus être les seuls facteurs qui influencent la prise de décision des acheteurs étrangers.

Alors les Chinois mettent l'accent sur la formation à la qualité. Formation interne pour certains, formation externe pour d'autres - soit par des entreprises spécialisées soit par leurs propres clients. Une société chinoise qui accepte de se faire former est fondamentalement une société réellement désireuse de satisfaire aux besoins et aux exigences des marchés de l'export. Si en tant que client vous parvenez à former vos fournisseurs chinois, ceux-ci comprendront rapidement qu'ils pourront en tirer encore plus d'avantages puisque cela pourrait leur ouvrir les portes de nouveaux marchés, tout comme les portes de votre marché de façon encore plus large. Enfin, vous pourrez à tout moment leur faire toucher du doigt que se former à la qualité et mettre en application au plus vite sera de façon indéniable un facteur de réduction générale de leurs coûts puisqu'ils éviteront désormais du gaspillage de matériaux (notamment lorsqu'une production est rejetée et qu'il faut en relancer une nouvelle en remplacement), en temps, et en coût humain.

Qualité du Produit
Généralement, on définit la bonne qualité d'un produit par sa capacité à répondre positivement à des critères de fonctionalité, éventuellement d'esthétisme, et de conformité aux normes de sécurité obligatoires pour l'import dans certains pays. Mais attention ! La bonne qualité d'un produit peut aussi être définie par le fait que chacun des critères qui composent le produit atteint le niveau de satisfaction souhaité par l'entreprise qui l'achète en vue de l'importer et de le distribuer sur un marché en particulier. Tous les pays ne reconnaissant pas les mêmes critères et niveaux de qualité pour un produit donné, ceci est donc finalement très subjectif, nous nous en tiendrons ici à la mention générale des critères objectifs de qualité.

Qu'a-t-on donc l'habitude de vérifier pour certifier qu'un produit est de bonne qualité ? On s'attardera principalement sur :
  •                 la fonctionnalité du produit : peut-il être utilisé correctement et de la façon prévue pour sa fonction pré-définie ?
  •                 son design et ses finitions : est-il la copie du modèle pré-confirmé lors de la commande, et ses finitions sont-elles en accord avec vos critères d'esthétisme ?
  •                 sa solidité
  •                 son packaging : son design est-il celui que vous aviez convenu avec le fabricant, le matériau utilisé est-il assez solide pour supporter le voyage à l'export, et les normes de sécurité et mentions légales ont-elles été inscrites ?
  •                 sa correspondance aux normes de sécurité établies

Convaincre son Fournisseur
Si lors de la production et avant le chargement de la marchandise on valide la bonne qualité d'un produit, le fournisseur gagne la confiance de son client. Aussi curieuse que cette phrase puisse sonner, le client se doit de dire à son fournisseur chinois que si la qualité de sa marchandise est validée lors de sa première commande, alors cela l'incitera à passer une seconde commande chez lui. De plus en plus, les Chinois commencent à avoir, comme nous, une vision du business sur du long terme avec leurs clients, aussi est-il bon de s'assurer par cette simple phrase que c'est en effet - a priori - le cas de ceux à qui vous vous adressez, cette information n'étant malheureusement vérifiable qu'une fois la commande passée et la production lancée. Il est important que le fabricant comprenne que s'il réussit le pari de satisfaire son client, ce dernier abordera les commandes suivantes avec plus de confiance et moins de stress, et surtout qu'ils pourront envisager la commande prochaine de gammes de produits, négocier de meilleurs termes de paiement, etc. Tout ceci entre dans le concept " d'intéresser les Chinois à la qualité ".

A partir de quel moment former son fournisseur chinois ?
En théorie, un fournisseur qui a été choisi selon un process de sourcing très strict devra déjà être en mesure de garantir un certain niveau de qualité (sinon à quoi bon l'avoir qualifié…). Toutefois, si vous avez une requête particulière sur un produit existant, telle une modification technique ou esthétique, le développement d'une nouvelle gamme de produits à partir du premier ou encore l'utilisation d'une technologie différente pour la fabrication de masse, il est nécessaire sinon indispensable de reprendre à zéro avec votre fabricant votre discours rhétorique et technique sur ce que Vous considérez comme étant de la qualité. Pour ce faire, il vous faut absolument maîtriser votre produit. Il est assez mal venu de vouloir jouer au client qui contrôle tout lorsque les aspects liés à une expertise produit sont mal appréhendés ; le fournisseur le sentirait, mais fera comme si de rien n'était pour ne pas vous faire perdre la face, et ainsi vous iriez aux devants de problèmes qualitatifs très importants par la suite. En revanche, un acheteur qui a une parfaite connaissance de ce dont il est en train de parler gagnera toute l'estime de son fournisseur, et encore plus important, toute sa coopération.

Comment former votre fournisseur ?
Il existe plusieurs méthodes et plusieurs voies possibles pour enseigner à votre fabricant ce que vous entendez par qualité de produit. Les rapports directs seront préférables chaque fois que cela sera possible. Bien entendu, de beaucoup dépend votre location géographique, mais dans tous les cas des solutions peuvent être apportées pour résoudre vos problèmes qualité et surtout pour les anticiper.

Si vous traitez depuis la Chine, soit parce que vous y résidez et travaillez, soit parce que vous y êtes de passage en voyage d'affaires, vous pourrez tout simplement exposer très explicitement à votre fournisseur ce que vous attendez en terme de qualité, en prenant des exemples autour de vous dans son showroom, ou en dessinant des détails que vous pourrez discuter en direct avec son designer interne, par exemple. Si les discussions concrètes à propos de la qualité de vos marchandises ne surviennent que lors de l'apparition de problèmes au cours de la production de masse, et si ces problèmes sont relativement graves, vous pourrez (presque) toujours vous rendre sur le site de production et faire une constatation sur les lignes de production elles-mêmes. Visite suivie d'une jolie explication théorique, voire d'une habile démonstration parmi les ouvriers, pour obtenir un rendu du produit tel que vous le souhaitez.

Si vous ne pouvez être physiquement présent auprès de votre fournisseur pour discuter qualité, vous disposez alors des moyens suivants :
  •                 faire une comparaison photo de ce que vous considérez comme bon et comme mauvais
  •                 par téléphone, lorsque vous conduisez vos réunions de suivi à distance (si possible toutes les semaines), pensez à rabâcher vos exigences qualité sans relâche
  •                 si cela est possible, offrez à votre fournisseur un échantillon parfait que vous avez trouvé chez un autre fabricant mais à un prix certainement plus élevé, en précisant que vous souhaitez obtenir le même résultat avec le prix adéquat à votre budget
  •                 enfin, il est tout à fait recommander de garantir un résultat impeccable de votre production de masse en fournissant à l'avance à votre fabricant le modèle exact de rapport de contrôle qualité que vous utiliserez lors du QC final. De cette manière, l'usine pourra effectuer un contrôle préalable à votre visite avec vos supports, et évitera ainsi probablement de mauvaises surprises à l'arrivée.

En conclusion, il est primordial de faire comprendre à vos fournisseurs que vous travaillez ensemble du même côté et dans le même but : satisfaire le consommateur final. Pour cela, une communication maximale est requise, et la mise en œuvre de moyens communs pour réussir y est une condition sine qua non.

Fév. 2008 A - Protocole Relationnel lors d'une Visite chez un Fabricant Chinois


Réussir à faire des affaires en Chine passe aussi bien par le fait de savoir maîtriser les aspects techniques des opérations que par la connaissance et la participation active à un protocole local bien particulier.

A l'heure où le monde entier est tourné vers elle et où l'ensemble des acheteurs expérimentés constate alors qu'elle-ci est entrée dans une phase intense de modernisation, la Chine n'en reste pas moins un pays profondément ancré dans ses traditions, ses habitudes culturelles et ses protocoles relationnels, reflets d'une identité et d'une mentalité construites sur des bases méconnues dans nos sociétés européennes. Partant de là, qui dit modernisation industrielle et sociale ne dit pas pour autant occidentalisation des mœurs. Par ailleurs, dans un contexte actuel qui pousse tout un chacun à tenter l'aventure commerciale chinoise, les fournisseurs chinois se retrouvent face à un nombre important de clients potentiels, et peuvent donc désormais s'autoriser à choisir leur clientèle en fonction de critères non plus seulement financiers. Celui qui ignore les différences culturelles chinoises et fait fi du protocole n'aura donc que difficilement sa place favorite auprès de ses fabricants chinois. Enfin, pour toute personne qui part faire des affaires en Chine, il y a le protocole officiel, et il existe également les rapports informels qui ont parfois tout autant d'importance pour les Chinois, ce que nous allons aussi aborder ici.

Tout d'abord, lorsque vous rencontrez un Chinois, celui-ci appréciera toujours que le premier mot que vous prononcerez à son égard soit dit dans sa langue car cela le fera tout simplement… rire !! Dites lui un joyeux " Nihao ! " qui veut signifie " bonjour ", il vous répondra sûrement que votre Chinois est parfait et qu'il est très surpris que vous parliez sa langue pourtant si difficile pour les étrangers ! Vous pouvez serrez la main en même temps, la plupart des Chinois habitués aux visiteurs étrangers ayant aussi pris cette habitude, cependant ne soyez pas surpris de la timidité de ce geste avec des Chinois qui ont moins de rapports avec des Occidentaux car ceux-là ont plus pour habitude de simplement dire bonjour en levant une main discrètement.

Vient ensuite le moment rituel des échanges de cartes de visite. Pensez à vous munir d'un paquet conséquent de cartes de visite à distribuer sans modération. Si vous êtes en Chine, vous pourrez vous procurer des cartes simples pour quelques euros chez tous les imprimeurs. Donner et recevoir une carte de visite se fait toujours debout, à deux mains et en vous inclinant légèrement, en signe de respect. Si possible, votre carte - si elle est donnée simultanément à la réception de la carte de votre interlocuteur - doit être passée sous la sienne, encore une fois pour lui montrer votre respect. L'usage veut également que les cartes de visite soient échangées selon un certain ordre hiérarchique, du plus haut placé au moins haut placé.

Ensuite, il devient de plus en plus courant que les Chinois utilisent à l'égard de leurs visiteurs les dénominateurs de " Monsieur ", " Madame " ou " Mademoiselle ", toutefois leur habitude entre eux est de s'appeler les uns et les autres par leur titre ou leur position dans la société s'ils ont un titre important, suivi de leur nom de famille. Par exemple, on appellera le manager Zhang de l'usine la société " Manager Zhang ", mais les simples commerciaux seront appelés " Miss Wang " ou " Mister Li " quand ce n'est pas par leurs prénoms directement. L'étiquette étant un élément majeur des présentations protocolaires, il est donc d'autant plus valorisant d'être hiérarchiquement bien positionné, et il sera donc très courant de tenir en main des cartes de visite sur lesquelles apparaissent des titres inexistants chez nous puisqu'ils reposent sur un principe typiquement chinois de sub-division à outrance des tâches. On trouvera par exemple une pyramide consitutée du Directeur de l'usine, puis du vice-directeur de l'usine, le Directeur adjoint de l'usine, le chef de production, le vice-chef de production, l'assistant adjoint de gestion de la production, le premier assistant de gestion de la production, etc. En France, tout le monde n'inscrit pas son titre sur sa carte, mais si vous allez en Chine il est recommandé d'avoir des cartes en Anglais voire avec les traductions chinoises au dos, pour être à même de montrer quel poste vous occupez.

Vous serez ensuite probablement accompagné jusqu'à la salle de réunion de votre fournisseur. Dans des usines modernes, on vous offrira des sodas et de l'eau en bouteille, ou bien le thé traditionnel ; dans les autres usines, vous vous verrez offrir de l'eau chaude ou du thé. La convenance veut que, même si vous ne souhaitez rien boire ou que vous ne semblez pas aimer ce que l'on vous propose d'emblée, vous devez accepter au moins de recevoir ce que l'on vous donne en remerciant, puis faire semblant de boire au moins une gorgée (si ce n'est pas une boisson en bouteille mais déjà dans un verre). Merci se dit " xiexie " (prononcez siè-siè). Le thé reste toutefois une partie du protocole qui reste particulière s'il est servi dans un service à thé traditionnel (composé notamment de toutes petites tasses contenant une à deux gorgées). L'hôte passe généralement la totalité du temps de conversation à boire, vous faire boire, préparer et servir le thé, la petite contenance des tasses aidant à le rendre actif à tout moment, vous montrant ainsi son application à prendre soin de son client, vous.  Tant que votre tasse est pleine, vous êtes à l'abri d'un nouvel assault de thé. Si votre tasse est vide, vous serez resservi dans l'instant. Si votre tasse est à moitié pleine, on vous resservira pour que ce qui reste ne refroidisse pas. Il arrive très fréquemment que vous ayez à trinquer (…au thé !) avec votre interlocuteur, cela ne peut en aucun cas faire l'objet d'un refus. Autant lorsqu'il vous ressert vous pouvez boire quand bon vous semble, autant quand il vous invite à trinquer, vous n'avez aucune échappatoire possible.

Si vous rendez visite à votre fabricant dans la matinée, il est plus que probable que celui-ci vous invite à déjeuner à midi pile. Les repas et l'heure des repas sont les éléments principaux qui rythment la journée des Chinois, et il est très mal vu de sauter un repas à cause du travail. Acceptez donc d'aller déjeuner avec votre fournisseur potentiel, car c'est une bonne façon d'apprendre à le connaître de façon un peu plus informelle. C'est en effet l'occasion de parler un peu du travail mais aussi des à côtés, tels que leur famille, leur voiture, leur vision des Occidentaux, etc. En bref, tout ce qui peut servir à alimenter votre conversation sur un plan plus complice dès la prochaine rencontre. Il est sympathique de discuter sur un ton humoristique et de faire rire vos interlocuteurs chinois, cependant évitez les blagues, histoires drôles et autres devinettes car nous n'avons vraiment pas le même humour ni les mêmes repères comiques, et vous risqueriez de vous trouver dans une atmosphère embarassante.

Votre déjeuner sera choisi a priori par votre hôte, quant aux boissons il pourrait vous imposer d'emblée du thé et de la bière locale. Selon votre résistance à l'alcool, avisez par vous-même si vous vous sentez de passer l'après-midi à survoler notre planète ou si vous préférez garder les pieds sur terre pour affronter les dicussions sérieuses dans le cas où celles-ci n'ont pu être clotûrées le matin. De même que pour le thé traditionnel, le Chinois qui vous fait la conversation aura toujours la politesse extrême de ne jamais laisser votre verre de bière vide, et de vous inviter à trinquer avec lui pour vous souhaiter la bienvenue un nombre de fois infini ! Si vous voulez lui montrer que vous vous intéressez à la culture locale, il existe un moyen très simple qui est de " vérifier " quelque chose que vous pensez avoir appris. Par exemple, lorsqu'un Chinois vous sert à boire, vous pouvez remplacer le mot " merci " par le fait de taper votre index sur la table (ou votre index et votre majeur ensemble) à répétition, et à condition que votre hôte vous voit faire. Demandez donc à votre interlocuteur si c'est bien comme cela qu'on fait en Chine, et comparez avec la France si vous connaissez un point de comparaison possible. En général le Chinois appréciera votre " large connaissance des mœurs chinoises " !!

Si vous venez de conclure un contrat, ou de régler un gros problème, ou simplement que vous avez à passer la nuit dans la ville de votre fabricant, vous serez probablement invité à aller passer la soirée au karaoké chinois, ou dans un bar ou club des environs. Aussi bien pour le déjeuner que pour le dîner ou le bar, vous pourrez vous battre de toutes vos forces pour régler la note, vous n'y parviendrez jamais ! Le Chinois vous devancera toujours et ne vous laissera jamais accéder à votre porte-feuille. Essayez néanmoins par correction, cela créera un jeu supplémentaire entre vous deux. Si vous fumez, acceptez de vous faire offrir une cigarette, et offrez-en en retour au tour suivant. Lorsqu'on offre une cigarette à un Chinois, on ne la présente pas dans son paquet mais on sort deux cigarettes du paquet, une pour lui et une pour vous, et on tend les deux ensemble.

Retenez bien toutes ces habitudes chinoises lorsque vous visitez un fournisseur, mais il vous guidera au fur et à mesure. L'important est de tout faire pour qu'il vous apprécie et cela passe par l'acceptation de leurs rituels.

Jan. 2008 B - Signer un Contrat avec des Chinois


Plus encore que dans d'autres pays du monde, la signature d'un contrat d'achat en Chine revêt un caractère particuler du fait des multiples précautions qui l'entourent. Faisant directement suite au process de Sourcing, la formulation du contrat se veut être le reflet des données recueillies pendant cette première phase de travail, et doit également établir par avance les conclusions souhaitées de la commande pour laquelle il est rédigé. Tandis que les caractéristiques techniques du contrat d'achat sont standards, il est néanmoins nécessaire d'y ajouter un certain nombre de clauses qui donnent a priori plus de garanties de succès de la commande, tout en protégeant l'acheteur. Le fait de mentionner ces clauses fait appel à une volonté de prévenir les écarts éventuels qui proviendraient de l'inter-culturalité environnementale de la signature du contrat et du traitement des achats.

Extrêmement nombreux sont els cas où l'import de produits chinois se termine de façon tragique pour les acheteurs. Il existe, certes, des risques techniques, mais la plupart du temps les problèmes naissent d'un manque de précision de la part des acheteurs. Ces derniers ont du mal à concevoir que les Chinois ont une façon de faire et de penser qui diffère de nos standards, et que du coup l'approche du contrat doit tenir compte de ces différences.

A partir de quel moment peut-on signer un contrat d'achat ?
Avant de formuler un contrat d'achat, vous devrez avoir conclu au préalable la faisabilité de votre projet, et tous les éléments qui le composent. Pour ainsi faire, travaillez vos premières cotations en adaptant les spécifications de votre produit si besoin, auditez plusieurs usines à titre qualificatif et comparatif, gérez minutieusement le process de développement des échantillons, renégocier les prix et confirmer les délais de production, discuter les termes de paiement et les arrangements logistiques, puis fournissez au fabricant un récapitulatif des cinq points ci-dessus.

Comment être sûr de pouvoir signer ? Un process de sourcing correctement effectué assure toujours plus de chances d'avoir qualifié le fabricant le plus adéquat. Toutefois, cela n'offre malheureusement aucune garantie que la production et la livraison de votre commande se passeront sans accroc. Si bien sûr le " feeling " à l'encontre du fournisseur vient confirmer votre choix technique, cela implique qu'en cas de problème vous serez plus facilement en mesure de trouver rapidement ensemble des solutions appropriées. Ceci peut d'ailleurs être vérifié au préalable lors des diverses négociations qui précèdent la signature du contrat, si vous parvenez à prendre toutes les décisions importantes de façon consensuelle. Ainsi, avant de signer, assurez-vous de rencontrer a minima les trois personnes les plus importantes pour vous, car ce sont elles que vous contacterez en cas de problème technique ou en cas de conflit : le vendeur chez le fabricant, son grand patron, et un technicien auquel il sera préférable de parler conernant les questions propres aux spécifications du produit. Enfin, avant de signer un contrat de commande, il est recommandé de vérifier, quand cela est possible et si les conditions y sont applicables, les termes de la lettre de crédit, qui sont souvent plus détaillés que le contrat d'achat lui-même.

Maîtrise des Risques
Avant la signature du contrat, les risques inhérents à quatre catégories principales doivent être connus de l'acheteur afin que celui-ci puisse les anticiper et les contrôler.
Tout d'abord, il existe bien entendu des risques liés aux différences culturelles et linguistiques. Si ceux-ci semblent évidents dans la théorie, l'acheteur compétent doit s'assurer au cours de toute discussion que son fournisseur comprend aussi bien ses requêtes que ses procédures. Un travail de fond et d'endurance doit alors faire partie du quotidien de l'acheteur qui, sans relâche, doit se donner pour obligation de répéter sans cesse tous les points importants et tous les détails, les plus superficiels soient-ils, jusqu'à ce que le fabricant ait livré la marchandise. Comprenez que cette activité récurrente doit être d'autant plus accentuée avant la signature du contrat. On peut également inclure dans les différences culturelles la méconnaissance fréquente des normes de sécurité applicables aux produits par les fournisseurs chinois, aussi l'acheteur se doit d'en informer son fabricant - la responsabilité de la mise aux normes des produits étant celle de l'acheteur lorsqu'il achète en FOB et que donc le passage des douanes avec succès lui incombe à l'import.

L'acheteur doit ensuite être conscient des risques liés à la propriété intellectuelle des produits qu'il fait fabriquer. Si vous importez un produit existant, il est de votre ressort de vérifier si ce produit est breveté en France ou pas. Le fournisseur n'est pas censé connaître ni vérifier tous les dépôts de brevet au niveau mondial, et encore une fois, en tant qu'importateur, vous devez vous responsabiliser quant à cette vérification sur le marché où vous distribuerez le produit en question. Si vous-même détenez un brevet en France, vous pouvez le notifier au fabricant pour que celui-ci évite de fabriquer votre article pour d'autres clients français. Cependant, cela ne l'empêchera pas de le fabriquer et de le vendre à des importateurs d'autres pays puisque seul un dépôt de brevet en Chine peut garantir que vous aurez (en théorie) l'exclusivité de la fabrication.

Le risque le plus important pour un acheteur qui s'apprête à signer un contrat d'achat réside évidemment dans le fait qu'il est impossible de prévoir la qualité finale de la marchandise qui va être produite. En Chine, il n'existe pas de " risque zéro ". La difficulté de gérer ce risque provient du fait que l'échantillon de pré-production qui a été confirmé pour remporter la commande est toujours impeccable, mais que tout peut arriver lors de la production de masse elle-même. Les problèmes de qualité sont généralement dûs à 4 facteurs principaux :
  •                 vous n'avez pas confirmé par écrit vos dernières instructions majeures ou mineures
  •                 le fournisseur n'a pas tenu compte de vos instructions écrites
  •                 vous avez négocié des prix trop bas, obligeant l'usine à utiliser des matériaux de moindre qualité
  •                 le fournisseur a décidé au dernier moment (ou depuis le début mais sans vous en informer) de sous-traiter une partie de la production à une autre usine d'un niveau moindre (et surtout que vous n'avez pas auditée, donc pas qualifiée !)

Autre risque majeur, les délais de production et de livraison. Du côté chinois, ce risque peut provenir du fait d'un mauvais planning de production, de problèmes de qualité, de coupures électriques générales dans la région (souvent en été, restrictions gouvernementales), ou encore de problèmes divers qui surviendraient juste avant les arrêts de travail tri-annuels lors des fêtes nationales. De votre côté, les risques de délais sont toujours dûs à l'envoi trop tardif de votre commande, au paiement également tardif, ou encore à des modifications de dernière minute des quantités à produire. Les acheteurs oubliant souvent d'anticiper leurs propres actions et de décaler leur planning de commande de 2 à 3 semaines plus tôt, la plupart des risques que l'acheteur doit gérer sont donc finalement ceux qu'il se crée lui-même…

La Forme et le Contenu du Contrat
Le contrat dans sa forme la plus complète comprend 3 types de documents : la commande (ou PO, " purchasing order ") , les détails des termes de paiement s'ils sont autres qu'un virement bancaire classique, et la fiche séparée des spécifications supplémentaires du produit.
  •                 La commande comprend tous les détails qui représentent le produit et les détails techniques de base qui s'y réfèrent, ainsi que les quantités, les prix, l'incoterm, le mode de transport, le mode de paiement et la date de départ de la marchandise.
  •                 Si le paiement se fait par lettre de crédit, il est intéressant de pouvoir en rédiger un " draft " confirmant le contenu avant la signature du contrat, mais seulement si vous disposez d'assez de temps pour le faire. Ce document mentionne notamment les conditions spéciales du paiement ainsi que les modalités d'amendement et de pénalités de retard.
  •                 Enfin, la fiche supplémentaire des spécifications produit est un document que personne ne prend généralement le temps de rédiger, et à tort. Cette fiche doit reprendre :
o                Les caractéristiques techniques du produit
o                La mention détaillée des modifications auxquelles le produit a été soumis et celles qui ont été confirmées
o                La copie partielle des emails échangés, pour reprendre de façon succincte mais officielle les points importants qui ont été discutés et confirmés.

L'Environnement Culturel autour de la Signature
En Chine, à tout moment il est primordial de respecter la culture et les coutumes locales, et cela est d'autant plus vrai lors d'une signature de contrat si celle-ci se passe juste après un face-à-face entre l'acheteur et le fabricant.

Avant de confirmer votre commande, vous devez montrer que votre personne et vos intentions sont bonnes et sincères, car vous devez gagner la confiance et la " complicité " du fournisseur. Aussi, pour cependant rester professionnel, alternez entre humour et fermeté. A ce stade de pré-signature, vous devez mener les conversations mais aussi toujours respecter le temps de parole de votre interlocuteur chinois (ne jamais l'interrompre). Et, comme commencent enfin à le faire de plus en plus de sociétés chinoises, pensez relation à long terme, parlez du futur ensemble.

Au stade des dernières négociations qui mènent à la signature du contrat, montrez de l'intérêt pour la culture chinoise, simplement en buvant le thé avec vos fabricants s'ils vous le proposent, complimentez sur la porcelaine de Chine, etc. L'attitude à adopter est de montrer un esprit vif, fin, précis et professionnel, ainsi qu'un réel désir de coopération stable. Recherchez l'équilibre, vous prenez mais vous donnez aussi, le contrat final doit sonner comme un " win-win ".

Ça y est, vous avez signé votre contrat ! Vous pouvez maintenant flatter le fournisseur sur sa capacité implacable de négociateur qui excelle dans cette discipline (négociation que vous avez menée de bout en bout…), l'encourager à persévérer dans ses efforts, et enfin l'informer que vous serez dorénavant très souvent en contact car c'est cela une bonne et vraie coopération. Maintenant place à la détente, votre fournisseur va vous inviter à aller boire un coup pour fêter cette belle signature !

 

Jan. 2008 A - Les 10 Commandements pour Réussir ses Achats en Chine


Importer des produits chinois en toute sécurité est aujourd'hui possible si en tant qu'acheteur vous suivez quelques règles de base qui sont indispensables à une réussite sans trop d'embûches. ACC propose ici une liste non-exhaustive de 10 conditions à remplir si vous souhaitez tenter l'aventure chinoise dans les meilleures conditions.

1.                Assurez-vous en premier lieu que votre projet de sourcing et d'achat est bien pensé, bien préparé, et que vous serez en mesure d'apporter une assistance technique impeccable et continue à vos interlocuteurs chinois dans toutes les étapes du projet.
2.                Faites-vous former à la culture commerciale chinoise pour savoir anticiper dès le départ les problèmes de gestion de commande et de gestion de fournisseurs qui pourraient survenir et qui seraient liés à des différences culturelles majeures.
3.                Faites-vous former aux techniques d'achat spécifiques à la Chine. Que vous soyez un acheteur débutant ou confirmé, les méthodes de sourcing et d'achat à mettre en place en Chine tout comme les méthodes de gestion des commandes et de la communication commerciale avec des fabricants chinois diffèrent des techniques européennes. Pour cela il est indispensable de se référer à l'expérience de professionnels qui auront la possibilité de vous exposer des cas pratiques vécus en Chine, et de vous orienter concrètement sur la voie à suivre pour que votre démarche soit une réussite garantie. ABSOL propose ainsi des formations spécifiques qui ont lieu en Chine et qui peuvent être dispensées lors de vos séjours d'affaires, en salle ou sur le terrain directement si vous le souhaitez.
4.                Faites-vous guider pour apprendre à gérer de façon très stricte les notions d'Anticipation, d'Information et de Communication entre votre bureau d'achat et les fabricants chinois.
5.                Etablissez des documents de travail complets et compréhensibles par tous, en ne perdant jamais de vue que vous restez l'expert technique dans votre domaine. Ne supposez jamais que votre fabricant saura quoi faire pour adhérer aux normes qualitatives de votre marchandise. Vous êtes responsable à part entière de l'adéquation de vos produits avec les normes européennes en vigueur.
6.                Coopérez avec des sociétés de service ou des travailleurs indépendants en Chine, si possible européens, notamment pour auditer les locaux de vos fabricants et pour réaliser le contrôle qualité de vos produits sur place. L'expérience minimum en Chine pour garantir la qualité de votre interlocuteur privilégié est de 3 à 5 ans.
7.                Adaptez votre structure d'achat en France en fonction des problèmes rencontrés lors de commandes passées. Pour éviter que ces problèmes ne surviennent si vous vous apprêtez à passer votre première commande, ACC peut vous aider à structurer votre bureau d'achat, en termes de gestion administrative et informatique de vos commandes, en termes de gestion de la communication avec les Chinois, mais aussi en termes de gestion des ressources humaines.
8.                Formez vos interlocuteurs chinois ou sollicitez Objectif-Chine pour aller former vos fournisseurs à fabriquer des produits de qualité et à améliorer la qualité de leurs services. Il devient de plus en plus souvent possible d'envisager des relations commerciales de long terme avec les fabricants chinois.
9.                Imposez à votre équipe une communication permanente avec la Chine et une implication à 100% dans toutes les étapes de la Chaîne des Achats, comme s'ils étaient eux-mêmes sur place pour diriger les opérations. Accordez une place importante aux confirmations écrites de vos requêtes orales.
10.                Enfin, le rôle et la présence du président de votre société ou d'une personne hautement placée dans la hiérarchie de votre entreprise seront souvent importants dans la gestion de la relation-fournisseur comme dans la gestion des conflits.


Dec. 2007 - Exemple d'un Echec en Chine


Savoir anticiper les risques et les maîtriser est l'une des règles d'or pour réussir en Chine. Mieux encore, savoir éliminer ces risques c'est pouvoir éviter de provoquer des catastrophes commerciales parfois irrécupérables par la suite.

Les exemples pour illustrer des échecs d'opérations d'achat en Chine sont nombreux, pourtant bien moins nombreuses sont les sociétés qui reconnaissent que les fabricants chinois n'en sont pas forcément toujours les seuls responsables.

Prenons l'exemple de cette société hollandaise qui a vendu à une grande chaîne de prêt-à-porter des millions de maillots de bain pour enfants pour l'ensemble de leurs magasins en Europe du Nord. Une semaine après la mise en rayon, un inspecteur qualité fait un " picking " en magasin pour envoyer quelques maillots en test en laboratoire. Deux semaines plus tard, le constat est grave : les teintures des textiles employés sont bourrés d'AZO et de métaux lourds, pouvant provoquer le cancer de la peau chez les enfants qui porteraient ces maillots de bain. Retrait immédiat des rayons, la société hollandaise revendeuse des maillots fabriqués en Chine est prosécutée, mais souhaite réparer l'erreur fatale en remplaçant les produits défectueux pour ne pas perdre son client.

Que s'est-il passé en amont ? A quel moment les méthodes de sourcing ont-elles été défaillantes ? Quelles solutions ont pu être apportées en second lieu ?

Un process de sourcing trop superficiel
La société hollandaise avait effectué son sourcing de la façon la plus commune pour les acheteurs n'étant pas installé physiquement en Chine : quelques fournisseurs avaient été identifiés sur Internet, d'autres lors de la visite de la Foire de Canton. Les Hollandais ne souhaitant pas rencontrer les fabricants potentiels dans leurs usines, aucun Audit n'a été réalisé physiquement pour vérifier les informations fournies au préalable par email par les Chinois. Les Hollandais voulant mettre toutes les chances de leur côté pour être compétitif, ont choisi leur fabricant final en choisissant comme critères le bas prix offert et la qualité des finitions des produits. Se présentant en parallèle auprès de leur client en devenir comme étant un spécialiste du textile pour enfants, la compétition est remportée, les contrats sont signés, les maillots de bain fabriqués. Aucun échantillon n'a pourtant été chimiquement testé…

Or personne, à aucun moment, n'a pensé à mentionner la nécessité de garantir que les textiles et leurs teintures devraient répondre à certaines normes européennes de sécurité… Le client final parce qu'il a supposé que l'intermédiaire hollandais maîtrisait les procédures concernant le textile - surtout en Chine, et la société hollandaise parce qu'elle a supposé que les Chinois sélectionnés avaient déjà exporté en Europe et donc connaissaient les réglementations en vigueur.

Ne pas brûler les étapes
Lorsque la société hollandaise a fait appel à un intermédiaire européen basé en Chine pour réparer son erreur et tenter de passer une commande fiable, le process a été repris à zéro. Les résultats de cette nouvelle phase de sourcing et de qualification de fournisseurs ont créé des surprises pour l'ensemble des sociétés concernées. Pourtant, pour un acheteur averti, ce ne sont finalement que des résultats très communs en Chine, mais pour celui qui les vit pour la première fois, ce sont des résulats qui servent de leçon pour toutes les commandes à venir.

L'intermédiaire européen lance le sourcing de maillot de bain auprès des fournisseurs initialement sélectionnés par la société hollandaise, et auprès de nouveaux fournisseurs. Cette fois, la requête précise que les certificats normatifs " no AZO, no heavy metal " devront être fournis. Les prix qui en résultent sont un tiers plus élevés que pour des produits non-conformes. Après l'audit (aux résultats mitigés) de différentes usines, le fabricant originel de maillots de bain met trois semaines à fournir une copie du certificat requis. Lorsque les nouveaux échantillons arrivent, l'intermédiaire européen fait faire des tests en laboratoire, pour le compte de la société hollandaise qui ne les avait pas fait faire la première fois : les maillots de bain pour enfants sont toujours contaminés… Retour vers le fabricant, qui reste sans donner d'explication. Le laboratoire est sollicité pour examiner le certificat : celui-ci est invalidé car un faux a été fourni, non pas par le fabricant de maillots, mais par son propre fournisseur de teintures ! L'usine de maillots n'ayant jamais exporté auparavant n'avait aucune idée des normes qualitatives à respecter pour ce type de produits.

Au final, sur les conseils de l'intermédiaire européen, la société hollandaise a décidé d'abandonner son fournisseur originel et de se tourner vers les nouveaux fabricants sourcés qui sont à même de fournir un certificat valide et de passer les tests en laboratoire avec succès. Toutefois, les prix des produits étant trop élevés, la commande a été abandonée, et la société hollandaise a perdu son client.


Nov. 2007 - Bien Choisir ses Fournisseurs Chinois


Savoir identifier et qualifier correctement ses fabricants chinois est l'une des problématiques majeures de toute société française qui importe des produits de Chine. Devant la multitude de fournisseurs potentiels pour chaque secteur d'activité, et devant l'inégale progression technique ou de qualité de service dont ils font preuve les uns par rapport aux autres, comment bien choisir les usines avec lesquelles vous allez coopérer pour fournir efficacement le marché français et accroître la performance de votre entreprise ?

La mise en place (et en pratique) de techniques performantes de sourcing est indispensable au bon déroulement du process de qualification de vos fournisseurs en Chine. Avec le resserrement des régulations françaises sur les normes de sécurité des produits, il ne suffit plus aujourd'hui de travailler avec un fabricant seulement capable de vendre à un bon prix ou de livrer votre marchandise en temps et en heure. Révolu est le temps des produits de Chine pas chers et de mauvaise qualité. De plus en plus, les entreprises françaises désireuses d'acheter en Chine se doivent d'étudier avec précaution qui est leur interlocuteur chinois, et les capacités techniques dont celui-ci dispose pour fabriquer les produits destinés au marché français, en accord avec les normes en vigueur.

Pour cela, quelles sont les meilleures méthodes pratiquées à ce jour pour répondre à ces attentes et ces besoins ?

Tout d'abord, il est absolument nécessaire de garder à l'esprit en permanence que les deux règles d'or d'un sourcing réussi sont l'Anticipation et la Communication. En Chine plus encore qu'ailleurs, les barrières linguistiques et culturelles étant des obstacles majeurs au bon déroulement des opérations, il est indispensable d'une part de penser, planifier et agir avec au moins deux à quatre semaines d'avance sur votre emploi du temps ; il est indispensable d'autre part de communiquer avec vos interlocuteurs chinois en permanence et en rentrant systématiquement dans les moindres détails parfois les plus insignifiants pour vous, afin de vous assurer que tout est clairement compris et que rien n'est oublié - les Chinois ayant une fâcheuse tendance à penser qu'une nouvelle information annule l'information précédente si l'acheteur ne répète pas l'ensemble…

Techniquement parlant, comment démarrer la première phase de sourcing ? Cette première phase consistant à obtenir un ensemble d'informations théoriques sur des produits et leurs fournisseurs, il est recommandé :
  •                 d'établir des documents standards sous forme de questionnaires complets, en Anglais et en Chinois quand cela est possible
  •                 tout d'abord pour informer les fabricants du produit exact que vous recherchez
  •                 demander la quotation du-dit produit
  •                 connaître la structure d'ensemble des sociétés des fournisseurs contactés
  •                 et avoir une première estimation du coût du transport international.
Il est primordial de formuler dès le départ des requêtes ultra-précises pour que l'information reçue en retour soit la plus fiable possible et que du temps sur la durée du projet ne soit pas gaspillé dès la première étape. Si vous restez évasif au démarrage, les réponses que vous obtiendrez le seront tout autant. Les Chinois partent du principe que vous apportez dans la relation un savoir et un savoir-faire, une science qu'ils n'ont peut-être pas encore maîtrisée. Vous demander de compléter des informations manquantes revient dans leur culture à vous faire perdre la face, car cela voudrait dire que le " savant " que vous êtes n'a pas été à même de fournir toutes les informations nécessaires à la bonne avancée du projet. Si vous ne fournissez dans votre requête que des informations partielles, le fabricant va se dire que vous savez où vous mettez les pieds et que vous avez certainement de bonnes raisons de vous en tenir à ces éléments-là seulement, que les informations manquantes sont donc des détails fort peu utiles et qu'ils peuvent du coup improviser à leur gré.
On procède ensuite à l'analyse des réponses reçues. Attention, cette analyse est importante mais pas déterminante ! Gardez toujours à l'esprit que les fabricants ne vous donnent des réponses que sur papier, mais que l'ensemble des informations reçues doivent être vérifiées par la suite :
  •                 les spécifications-produit seront vérifiées visuellement dès réception du premier échantillon
  •                 si les spécifications sont inexactes, le prix en sera probablement altéré dans une seconde étape
  •                 la rapidité avec laquelle les fabricants répondent peut aussi être un critère de qualification de fournisseur, toutefois répondre rapidement mais à tort et à travers entraînera probablement une disqualification. En revanche, un fabricant qu'on n'a relancé qu'une seule fois par exemple, et qui fait preuve d'une précision impeccable, aura toutes les chances de faire partie de la première sélection de fabricants potentiels.
  •                 le volume du produit emballé doit être confirmé visuellement aussi, pour pouvoir valider le nombre potentiel de pièces dans un container. Généralement, l'information ne sera réellement sûre qu'au moment du chargement de la marchandise pour le transport. Un certain nombre de calculs supplémentaires seront également à même d'affiner un peu mieux le rapport " prix du produit / qualité de travail et de service du fabricant ", prenant en compte les caractéristiques techniques en poids et volume du produit, son Incoterm, la location géographique de l'usine, le port de départ de la marchandise et son port d'arrivée.
  •                 les indications concernant l'identité, la structure et les capacités des fabricants interrogés seront vérifiées, puis confirmées ou infirmées lors de l'Audit des usines pré-sélectionnées
D'analyses en graphiques comparatifs en passant par les tableaux de vues d'ensemble, vous finissez votre première phase de sourcing par un classement des fournisseurs interrogés, et par la sélection de 4 à 6 usines qui disposent potentiellement des meilleures capacités pour répondre à vos besoins de fabrication et de livraison de marchandise.

Cette sélection constitue ce que l'on appelle votre première short-list. Informez les fournisseurs faisant partie de cette short-list qu'ils ont été sélectionnés, et faites-leur quelques compliments mesurés mais encourageants - les Chinois adorent qu'on leur fasse des louanges publiques, et c'est un très bon moyen de commencer à construire une relation enfin humaine (et plus seulement sur papier) avec vos fabricants potentiels. Environ un tiers à la moitié de vos chances de vitre une coopération heureuse avec votre fournisseur chinois final repose sur la qualité de vos relations humaines.

Vous allez ensuite conduire l'Audit de chacune des 4 à 6 usines pré-sélectionnées, selon un process extrêmement rigoureux, établir une nouvelle short-list en éliminant les usines non qualifiées (s'il y a lieu), et lancer l'échantillonage. La phase d'échantillonage est primordiale et cette fois-ci déterminante, car elle va être :
  •                 la preuve que les spécifications produits annoncées sont réelles
  •                 l'occasion de vérifier la consciensiosité et l'application au travail et à la qualité des fournisseurs sollicités
  •                 l'étape indispensable pour tester la capacité (ou non) des fournisseurs à développer techniquement l'échantillon de départ…
  •                 … et du coup leur capacité potentielle à développer dans un futur proche une nouvelle gamme de produits utilisant la même technologie que le premier produit (vous faites donc une sélection de fournisseur chinois sur du long terme, et non plus seulement pour une seule commande comme cela pouvait être le cas autrefois en Chine).

Vous établissez maintenant une troisième short-list, et avec les 2 ou 3 fabricants restants, vous entamez les négociations finales, selon 3 méthodes bien spécifiques (développées durant les cours de formation d'Absol China Consulting), et enfin vous recomposez des tableaux comparatifs qui résument chacun des points analysés depuis le début de la première phase de sourcing. Vous êtes désormais à même de sélectionner votre fabricant le plus qualifié. Veuillez noter que ce n'est pas toujours le fournisseur le moins cher qui remportera votre préférence et votre choix. Et n'oubliez pas de continuer d'entretenir d'excellentes relations avec les deux fournisseurs qui sont restés sur la touche, car eux pourraient servir de fournisseurs " back-up " en cas de problème avec le fabricant principal, et surtout ils vont développer de nouveaux produits pour peut-être remporter la prochaine compétition !

Absol China Consulting (C). Tous droits réservés.              Contactez ACC : sophie.rebibo@absolchinaconsulting.com        Mise à Jour : lundi 14 avril 2008